Vorlagen und Druck anpassen - Rechnung

Wie und was du alles bei deiner Rechnungsvorlage anpassen kannst, haben wir hier für dich zusammengefasst.

Hinweis: die Schriftgröße kann derzeit nicht geändert werden.

Kopfbereich bearbeiten und Logo einfügen
Firmenpapier hinterlegen
Positionen bearbeiten
Text bearbeiten (Standardtexte für Dokumente)
QR Code für Überweisungen
Fahrzeugdaten bearbeiten
Rechnungspositionen bearbeiten

Um deine Druckvorlage für die Rechnung zu bearbeiten, klicke rechts oben auf Optionen und auf Vorlagen / Druck.

Du siehst hier nun dein aktuelles Layout deiner Rechnung. Um die verschiedenen Bereiche bearbeiten zu können, musst du einfach nur auf den jeweiligen blauen Button klicken.

1. Kopfbereich bearbeiten und Logo einfügen

Klicke auf den blauen Button Kopfbereich bearbeiten. Es öffnet sich damit rechts eine Auswahl verschiedener Designs für den Kopfbereich und du kannst mit einem einfach klick darauf auswählen, welches dir am besten gefällt.

Nun scrollst du nach unten und hier findest du den Bereich in dem du dein persönliches Logo hochladen und abspeichern kannst. Klicke dafür auf den Button Logo wählen.

Hinweis: Bitte beachte, dass dein Logo entweder im PNG oder JPG Format sein muss.

Es öffnet sich ein weiteres Fenster. Wenn du schon ein Logo hinterlegt hast, kannst du dieses hier einfach mit einem klick auswählen. Möchtest du ein anderes Logo verwenden, dann ziehe die Datei einfach in das Feld oder wähle die Datei aus. Bestätige deine Auswahl mit dem Button Speichern.

Hinweis: Das Löschen von alten Logos funktioniert momentan noch nicht, deine Dateien bleiben hier in der Übersicht sichtbar.

Danach bestätige deine Änderungen mit einem klick auf den Button Speichern.

Die Druckvorlage hat sich jetzt aktualisiert und du siehst deinen neuen Briefkopf mit deinem Logo.

2. Firmenpapier hinterlegen

Wenn du ein vorgedrucktes Firmenpapier nutzt, dann kannst du das in deiner Druckvorlage anpassen. Du brauchst dein Firmenpapier dafür als JPG oder PNG Datei.

Klicke auf den blauen Button Kopfbereich bearbeiten.

Es öffnet sich damit rechts eine Auswahl verschiedener Designs für den Kopfbereich und jetzt scrollst du ganz nach unten. Aus der Vorlage wählst du die Version Leerer Kopfbereich (für vorgedrucktes Rechnungspapier) aus und klickst darauf. Danach klickst du auf den Button Hintergrundbild wählen.

Es öffnet sich ein weiteres Fenster. Wenn du schon ein Firmenpapier hinterlegt hast, kannst du dieses hier einfach mit einem klick auswählen. Möchtest du ein anderes Firmenpapier verwenden, dann ziehe die Datei einfach in das Feld oder wähle die Datei aus. Bestätige deine Auswahl mit dem Button Speichern.

Mit den Pfeilen kannst du die Ausrichtung von deinem Firmenpapier noch anpassen.
Möchtest du doch kein Firmenpapier hinterlegen, dann aktiviere einfach Kein Hintergrundbild verwenden.
Wenn du in deinem Drucker das vorgedruckte Firmenpapier hast, dann aktiviere noch Hintergrundbild nicht mit ausdrucken.

Alle Änderungen werden immer erst nach dem Speichern sichtbar.

3. Positionen bearbeiten

Im nächsten Bereich kannst du den Kopfbereich von deiner Rechnung anpassen. Klicke dafür auf den blauen Button Positionen bearbeiten und es öffnet sich daneben ein Menü mit verschiedenen Auswahlmöglichkeiten.

Werte auf mit gleicher Einrückung anordnen
Drucke das Fälligkeitsdatum
Leistungszeitraum drucken
Kundennummer drucken
Kunden Telefonnummer drucken
Absender drucken
Reifenlagerort drucken
Zeige den Bereits bezahlten Betrag
Zeige Auftragsnummer auf Auftrag
Zeige Auftragsnummer auf Entwurf
Zeige Auftragsnummer auf Rechnung
Zeige Angebotsnummer auf Angebot

Wenn du ganz nach unten scrollst, findest du noch die Möglichkeit das Adressfeld entweder links oder rechts aufdrucken zu lassen.

Hier kannst du auch entscheiden, ob du lieber den Vornamen oder den Nachnamen vom Kunden zuerst aufgedruckt haben möchtest.

Zusatzinfo drucken

In diesem Bereich kannst du die Funktion Zusatzinfo drucken für alle Kunden aktivieren / deaktivieren.

Hinweis: Wenn du im Kundendatensatz im Zusatzinfo Feld nur interne Informationen hinterlegt hast, dann solltest du diese Funktion nicht aktvieren.

Du findest das Zusatzinfo Feld unter Kunden, dann einen Kundendatensatz aufrufen und auf den Button Bearbeiten klicken.

Hast du die Funktion aktiviert, wird die Zusatzinfo wie hier auf dem Beispielbild aufgedruckt:

4. Text bearbeiten (Standardtexte für Dokumente bearbeiten)

Um Standardtexte auf deiner Rechnung einzutragen, klickst du einfach auf den blauen Button Text bearbeiten. Den Button gibt es zweimal, es öffnet sich bei beiden das selbe Menü. Oben kannst auswählen welche Dokumentvorlage du bearbeiten möchtest.

Nun kannst du hier deinen Text oder deine Texte eintragen. In der Vorlage sind Platzhalter-Texte die nach dem Speichern gegen deinen Text ausgetauscht werden.

5. QR-Code für Überweisungen

Sobald du in deinen Werkstatteinstellungen deine Bankverbindung eingegeben hast, kannst du die Funktion anklicken QR Code für Überweisungen und damit aktivieren.

Wie bei diesem Beispielbild dargestellt, wird damit auf jeder Rechnung ein QR Code aufgedruckt. Deine Kunden können damit schnell und einfach mit ihrer Banking-App die Rechnung bezahlen.

6. Fahrzeugdaten bearbeiten

Wenn du nur bestimmte (oder keine) Fahrzeugdaten auf deiner Rechnung aufdrucken möchtest, kannst du das mit einem klick auf dem blauen Button Fahrzeugdaten bearbeiten einstellen. Nun kannst du im Menü entscheiden welche Informationen angezeigt werden sollen.

Abschnitt Fahrzeugdaten drucken (damit kannst du die alle Fahrzeugdaten aktivieren / deaktivieren)
Hersteller / Modell
Motor-Code
Kennzeichen
Erstzulassungsdatum
Fahrgestellnummer
Laufleistung
Polizzennummer (kann umbenannt werden für eine andere Information)
Nationaler Code

7. Rechnungspositionen bearbeiten

Du möchtest gerne auch die Rechnungspositionen etwas anpassen, dann kannst du das mit einem klick auf dem blauen Button Rechnungspositionen bearbeiten machen. Nun kannst du im Menü entscheiden welche Informationen angezeigt werden sollen.

Artikelnummer
Artikelbezeichnung
Menge und Einheit
Preis pro Einheit
Rabatt
Steuer
Gesamtpreis

Anordnung der Summen

Mit der Funktion Anordnung der Summen kannst du entscheiden wie die Gesamtsumme und die Steuersätze angezeigt werden sollen. Klicke einfach auf das Dropdown-Feld und wähle die Version aus, die du möchtest.

Hier für dich sind zwei Beispiele, wie die Anordnung der Summen jeweils aussieht.

untereinander (exkl. pro Steuersatz)

nebeneinander (exkl. gesamt)

Fertig! 😊

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