Einrichten/Verwenden des E-Mail-Versands

Wie funktioniert der E-Mail-Versand, wie minimierst du das Spamrisiko und kannst deine eigene E-Mail-Adresse verwenden?

E-Mail Liste mit Versandstatus

Wenn man unter "gesendete E-Mails" den Status der verschickten Nachrichten prüfen will, gibt es 3 Haken, die anzeigen, ob eine E-Mail versendet, empfangen und geöffnet wurde.

Es gibt drei Spalten. Die grünen Haken bedeuten folgendes:

"Versendet" = E-Mail wurde erfolgreich versendet
"Zugestellt" = Rechnung kommt erfolgreich im Postfach des Kunden an
"Geöffnet" = Kunde hat die E-Mail geöffnet

Dies funktioniert aber nicht immer, da manche E-Mail-Anbieter diesen Service nicht unterstützen. Es kann also sein, das ein Kunde die Nachricht erhalten und geöffnet hat, obwohl dies in unserem Programm nicht angezeigt wird. Solltest du deinen eigenen E-Mail-Server zum Versenden der Nachrichten verwenden, funktioniert das Tracking der E-Mails leider nicht. Da diese Rechnungen nicht über unsere Server versendet werden, können wir leider auch nicht überprüfen, ob die E-Mails zugestellt oder geöffnet wurden.

Standardabsendeadresse in easyWerkstatt

Unter Optionen -> Werkstatteinstellungen kannst du die E-Mail Einstellungen anpassen:

Als Absender-Adresse kann man seine eigene E-Mail-Adresse verwenden oder man nutzt eine von easyWerkstatt zur Verfügung gestellte E-Mail-Adresse. Dort kann man seinen Werkstattnamen eingeben oder jeden anderen beliebigen Namen. Nur die Endung "@werkstatt.email" ist vorgegeben. Wie man seine eigene E-Mail-Adresse verwendet, wird weiter unten noch näher erklärt.

Wenn Sie aus unserem Programm eine Mail an einen Kunden versenden, wird als Absender die Adresse mit der Endung "@werkstatt.email verwendet. Sollte der Kunde auf diese Nachricht antworten, wird diese direkt an die in den Werkstatt-Daten hinterlegte E-Mail-Adresse weitergeleitet. Ihr erhaltet die Antworten also alle direkt in eurem Postfach.

Einrichten des eigenen E-Mail-Servers

Um deine eigene E-Mail-Adresse zu verwenden, benötigst du einige Daten deines Mail-Anbieters. Entweder du fragst direkt bei deinem Anbieter nach oder verwendest Google, um diese Daten festzustellen.

Die meisten E-Mail-Anbieter haben so eine Hilfe-Seite wie Google, solltest du aber die benötigten Infos nicht finden, wende dich an die Firma direkt oder kontaktiere uns und wir werden dir damit helfen.

Einrichten von Gmail Adressen

Seit 30.05.2022 müssen Gmail Adressen gesondert eingefügt werden. Stelle als erstes sicher, dass dein Gmail Account 2 Faktor Auth aktiviert hat. Gehe dazu in deine Google Sicherheitseinstellungen und aktiviere Bestätigung in zwei Schritten unter Bei Google anmelden. Sobald dies geschehen ist, klicke auf App-Passwörter, welche du unter Bestätigung in zwei Schritten findest.

Wähle nun "E-Mail" im ersten Feld, und eine beliebige Auswahlmöglichkeit im zweiten Feld. Drücke danach auf generieren.

Kopiere nun den Code im gelben Feld.

Diesen kannst du jetzt in easyWerkstatt bei deinen E-Mail Einstellungen an Stelle deines Gmail Passworts einfügen.

Einrichten von Microsoft Outlook E-Mail Adressen

SMTP Host/Server: smtp.office365.com

SMTP Port: 587

Falls der Fehler: EAUTH / 535 5.7.139 Authentication unsuccessful, SmtpClientAuthentication is disabled for the Tenant. auftritt

Öffnen Sie das Microsoft 365 Admin Center, und gehen Sie zu Benutzer > Aktive Benutzer.
Wählen Sie den Benutzer aus und klicken Sie im Flyout, das erscheint, auf E-Mail.
Klicken Sie im Abschnitt E-Mail-Apps auf E-Mail-Apps verwalten.
Überprüfen Sie die Einstellung für Authentifiziertes SMTP: nicht ausgewählt = deaktiviert, ausgewählt = aktiviert.
Stelle sicher, dass das Häkchen gesetzt ist.
Klicken Sie nach Abschluss des Vorgangs auf Änderungen speichern.

Probiere dann wieder die Einstellung in easyWerkstatt zu speichern.

Falls danach immer noch ein Fehler auftritt: EAUTH / 535 5.7.139 Authentication unsuccessful, the request did not meet the criteria to be authenticated successfully. Contact your administrator.

Deaktiviere die Sicherheitsstandards in Ihrem Verzeichnis

Melde dich als Sicherheitsadministrator, Administrator für bedingten Zugriff oder globaler Administrator beim Azure-Portal an.
Navigiere zu Azure Active Directory > Eigenschaften.
Wähle ganz unten Sicherheitsstandards verwalten aus.
Lege die Option Sicherheitsstandards aktivieren auf Nein fest.
Wähle Speichern aus.

Speichere nun noch einmal die Einstellung in easyWerkstatt ab.

Fertig :-)

Tipp:
Um zu vermeiden, das die versendete Rechnung beim Kunden im Spamordner landet, ist es wichtig, in der Nachricht einen längeren Text zu versenden und bestenfalls eine ordentliche Signatur.
Eine gute Signatur enthält alle wichtigen Daten der Firma, möglicherweise eine kleine Grafik und bestenfalls eine elektronische Unterschrift.
Hier eine Anleitung mit 10 Beispielen für eine professionelle Signatur:
https://www.ionos.de/digitalguide/e-mail/e-mail-marketing/so-optimieren-sie-ihre-e-mail-signatur/