In Deutschland werden zwei Formate zur E- Rechnung unterstützt:
XRechnung: Eine .xml-Datei die du mithilfe einer Visualisierungssoftware (z.B.: quba-viewer.org) für dich schön lesbar machen kannst
ZUGFeRD: Eine gewohnte PDF-Rechnung mit integrierter .xml-Datei
Diese Infos stützen sich auf das Schreiben des Bundesfinanzministeriums "Ausstellung von Rechnungen nach § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG); Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025".
Allgemeine Infos ➡️ Was ein Mechaniker über die E-Rechnung wissen muss
Erstellung von E-Rechnungen (ZUGFeRD)
Sobald eine Rechnung erstellt wird und alle Werkstatt- und Kundendaten vollständig hinterlegt sind, erstellt das System automatisch eine ZUGFeRD-E-Rechnung.
Die PDF-Rechnung sieht normal aus, aber im Hintergrund sind die extra Daten für die E-Rechnung eingebaut.
Ein grüner Hinweisbalken in der Rechnung weist darauf hin, dass es sich um eine E-Rechnung handelt.
Auch beim Versand per E-Mail ist klar ersichtlich, ob eine ZUGFeRD-E-Rechnung als Anhang verschickt wird.
Sollten Daten fehlen, wird dies bereits während der Auftragserstellung angezeigt.
Wo kann ich die XRechnung herunterladen?
In jeder Rechnung unter "Mehr" - E-Rechnung herunterladen.
Was wird benötigt?
Einstellungen:
Um häufig auftretende Rundungsprobleme zu vermeiden, sollte die Standardpreiseingabe (unter Optionen - Buchhaltung) auf exkl. Steuer eingestellt sein. Das ist die Standardeinstellung und meist bei dir bereits schon so eingestellt.
Werkstattdaten:
USt-IdNr. oder Steuernummer muss in den Werkstatteinstellungen hinterlegt sein.
ℹ️ Es gibt Fälle, in denen zusätzliche Angaben zur Geschäftsführung oder rechtlichen Vertretung erforderlich sind. Diese Informationen kannst du in den Werkstattdaten in Zeile 2 eintragen.
Kundendaten:
Folgende Daten müssen bei dem Kunden (bzw. falls vorhanden, beim Rechnungsempfänger) hinterlegt sein:
Nachname bzw. Firmenname
Straße & Hausnummer
PLZ & Ort
E-Mail Adresse
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